Workflow

Un parte più recente della Gestione Documentale è il Workflow.

Dopo  l'esigenza di convertire il cartaceo in elettronico per la sua archiviazione e conservazione, è nato il bisogno di poter gestire il flusso documentale, ovvero la possibilità di gestire il percorso che i documenti devono fare all’interno dell’azienda.

Prendiamo ad esempio un ordine cliente che arriva tramite e-mail o fax e viene automaticamente archiviato, mandando notifica all'ufficio vendite che, una volta approvato, genera comunicazione al magazzino che prepara la merce per poi successivamente passare la gestione al reparto spedizioni per la bollettazione e la consegna al corriere. Ogni passaggio può obbligare l'inserimento di informazioni, approvazioni, esecuzione di programmi esterni e invio di notifiche, in breve è possibile disegnare qualsiasi flusso documentale come un vero e proprio diagramma a blocchi.

Con il Workflow di Global Document System sarete in grado in pochi giorni di:

  • definire le procedure
  • gestire i flussi dei documenti
  • rendere più efficiente la Vostra Organizzazione
  • avere tutti i documenti archiviati e a portata di "clic", accessibili anche via Internet
  • effettuare la conservazione elettronica dei documenti sostitutiva della carta, in conformità alle leggi vigenti
  • controllare ogni tipo di procedimento e di processo amministrativo
  • individuare ed eliminare i "colli di bottiglia" che riducono la vostra efficienza
  • gestire con semplicità la PEC e ogni forma di documento.

Alcuni esempi applicativi:

  • autorizzazione al pagamento delle fatture passive
  • offerte e proposte contrattuali ai clienti
  • controllo ordini dei clienti
  • verifica dei pagamenti dei clienti
  • autorizzazione emissione ordini a fornitori
  • richieste di trasferta
  • autorizzazione al pagamento delle note spese/fogli viaggio
  • richieste di ferie
  • controllo degli stati di avanzamento della produzione e/o dei servizi
  • controllo delle commesse